Alocação de recursos humanos

Para cumprir com o cronograma, eu preciso alocar pessoas. Mas onde é que eu aloco as pessoas? Eu aloco as pessoas aonde eu tenho o verbo no meu plano. Não aloco no nome das famílias porque ali está só representando o conjunto, enquanto o que realmente será feito está representado nas atividades que a gente colocou verbo, ou seja, sobre as atividades-filha ou atividades detalhe.

Normalmente você vai identificar a alocação por quantos por cento do tempo ou pelo número de horas que será dedicado em cada atividade, e quem a executará, dependendo do tipo de informação que você está habituado a trabalhar. Também você lança todos os itens de custo. Quando eu faço planejamento, primeiro eu coloco a equipe e depois que eu estou satisfeito é que eu lanço o material, porque o que faz o teu cronograma ser aumentado ou diminuído é ter ou não ter equipe. Então eu trabalho com o planejamento da equipe primeiramente.

Modelagem de custos - tipo uso/ tempo

O tipo por uso do tempo é na verdade só mais uma forma cuidadosa de detalhar. Acompanhe o seguinte: na maioria das vezes o usamos um software para montar a rede. Imagine que você está planejando qual é o custo de uma equipe composta de cinco pessoas passar um tempo na Alemanha fazendo um treinamento. Mas ninguém sabe ao certo quantos dias a equipe vai ficar no exterior. O que pode acontecer? Se a cada mudança de duração você tiver que recalcular orçamentos de número de diárias e aluguel de carro, vai ser um tédio.

Qual é a solução? Você tem que fazer o custo do dia, colocar no software que este é do tipo diário (uso do tempo) e o próprio software calculará para quando for alterado o número de dias. Fica um processo bastante agilizado de ter não só a quantidade alocada mas o custo associado a isso.

Existem ainda alguns softwares, no caso do MS Project, que eu posso alocar ainda uma alocação específica de valores fixos atividade por atividade. Então, além da divisão de recursos em tipos “material” e “trabalho”, ainda é possível lançar um outro valor. Uma desvantagem desse caso é que você não guarda o nome dessa categoria.

Modelagem de custos - tipo unitário

Outro tipo de modelagem é a de custos representados de forma unitária. Então eu tenho o valor unitário de alguma coisa, eu vou gastar tanto e pronto. Inclusive os softwares fazem essa conta, se você coloca que gastará duas unidades, ele já multiplica automaticamente. Usa-se isso para materiais e em projetos que não têm materiais, mas tem viagens ou itens. Assim, você pode colocar uma diária ou algum tipo de elemento representado desse modo.

Modelagem de custos - tipo fixo

Tipicamente, quando representamos os custos nos projetos, a gente usa uma modelagem desses três tipos: fixo, unitário ou uso do tempo. Modelar aqui significa que eu quero representar a realidade de um jeito simplificado para facilitar o processo de planejamento. Então, não necessariamente conceitos de custo fixo ou coisa assim são associados a esse tipo de representação.

Para efeito de um planejamento de projetos (isso está muito associado ao próprio uso do software), quando eu digo que um custo é fixo num projeto significa que pode durar um pouquinho mais, durar um pouquinho menos a sua realização e o preço será o mesmo. Então isso tem a ver em geral com contratos que eu faço com valor pré-determinado, que havendo maior ou menor produtividade, vai continuar valendo a mesma verba. Normalmente é uma verba fixa e essa verba pode inclusive se associar a atividades, ou eu dou o nome da categoria dessa verba.

Estimativa de custos

O custo em si depende do preço e da quantidade de recursos, da própria estimativa de valor. Como é que a fazemos quando temos uma coisa que precisamos comprar daqui a oito meses, uma commodity que quem manda é o mercado internacional? Não podemos usar a cotação normal, teremos que fazer algum tipo de análise e tentar inferir um valor provável de compra. Nesse ponto, os projetos anteriores muitas vezes trazem informações interessantes. A parte de contingências também, dependendo do tipo de projeto e da diferença anterior, você aloca uma verba extra por conta do risco.

Um gerente de projetos e sua equipe que estejam fazendo um grande esforço para de manter dentro do planejamento de custos que orçaram anteriormente, podem gerir muita coisa, mas não podem gerir o preço de mercado. Às vezes, a gente faz um trabalho maravilhoso e o mercado dispara.

Tem alguns aspectos do trabalho com custos que não é possível explorar pois cada empresa faz de um jeito. Alguns itens eu compro no mercado, faço um orçamento, verifico se tenho que fazer seguro, se tem estocagem etc. É muito fácil obter o valor desses custos. O problema é o custo interno “quanto é que custa a tua hora”. Como é que eu faço essa conta? Muitas vezes as empresas adotam o número médio - a equipe X custa tanto. Outras fazem uma divisão por categorias – sênior, junior etc., e atribuem um valor. Isso tem muito a ver com a estrutura da organização.