Folgas entre atividades

Quando eu monto uma rede de precedências tipicamente tenho caminhos alternativos: há várias rotas pelas quais eu posso fazer o serviço. A execução por uma rota pode ser menos apertada do que nas demais. Nessa rota aparecem as atividades que têm folgas, ou seja, atividades que eu posso atrasar um pouquinho sem que isso perturbe a data de entrega do projeto. Em compensação, tem outras atividades que, se eu atrasar sua execução, elas atrasam o final do projeto. Essas são as atividades chamadas críticas: se ela atrasar prejudica o prazo previsto.

Os softwares de gerenciamento de projetos são capazes de fazer cálculos para identificar isso. Como forma de representar, o programa mostra as atividades críticas em vermelho.

Existe também o conceito de folga livre e folga total. Imagine uma atividade que pode atrasar quatro dias, e ela gruda em sua sucessora que permite atrasar mais sete dias; então a folga total dessa atividade seria toda folga do caminho se só ela atrasasse.

As folgas devem ser vistas e claras. Eu tenho acompanhado as publicações da Sociedade Americana de Engenheiros Civis Na última folha sempre tem disputas legais: uma que eu achei interessante é que, em uma obra de engenharia grande, um empreiteiro usou a folga do cronograma. O que aconteceu? O dono do cronograma disse que a folga era dele. Eles entraram em disputa, porque o empreiteiro não podia usar uma folga sem autorização e em benefício do projeto. Com isso, percebam a importância de se ilustrar bem e saber quem é dono da folga quando você tem um cronograma de muitas atividades.

Reunindo as atividades que não têm folgas, ou seja, aquelas atividades críticas, tenho como resultado o que a gente chama de caminho crítico. Na realidade, todo cronograma tem pelo menos um caminho crítico.

Sequenciamento de atividades

O objetivo do sequenciamento das atividades é identificar e documentar as relações de dependência entre as atividades. Quando nós fazemos cronogramas no papel ou no Excel, definimos as predecessoras mas não guardamos informação. Na hora em que você quiser rever o cronograma não sabe mais porque fez assim ou assado. É uma boa prática registrar e anotar, mesmo que esteja usando o Excel. Você colocar lá: “quando bolei o cronograma, entendi que isto vinha depois daquilo, porque...”.

Toda vez que você faz ligações entre atividades acaba lembrando de uma atividade que deve existir no processo. É normal atualizar a lista.

Há três características das dependências: algumas são mandatórias, ou seja, se eu não tiver feito a fundação de uma casa, não posso pôr a parede encima; é físico, o processo exige isso. Outras dependências são arbitradas, são mais de decisão gerencial. Quando é que eu começo a disparar qual processo? Neste caso você não tem nenhum motivo físico, como exemplo, quando quero esperar e exigir a confirmação de tal alguma coisa. Essa confirmação é que vai disparar a atividade. Por fim, outras dependências são externas, o mundo exterior está obrigando você a fazer isso. Exemplo: estou fazendo ampliação da indústria e preciso de um alvará, de uma autorização do Instituto Ambiental. Então, o Instituto é uma dependência externa, porque sem o alvará não posso desenvolver aquele meu trabalho.

A gente tem que ficar esperto, pois é preciso incluir mais componentes do que originalmente se pensava.

Dependências entre as atividades

Depois que temos uma lista de atividades temos de colocá-las na seqüência e definir as dependências. É importante que quando estivermos fazendo a lista não nos preocupemos com isso. Então, só depois que você tem a lista pronta é que vai se preocupar com a ordem de execução das atividades.

Vou usar alguma informação para interligar algumas atividades entre si conferindo lógica ao processo. É óbvio que as predecessoras são importantes, por exemplo, é melhor você colocar a roupa depois de sair do chuveiro do que antes de entrar... uma simples mudança de ordem gera um impacto muito grande na tua roupa. Dependências fazem parte do processo.

Precisamos aqui definir dois termos: predecessoras e sucessoras. Predecessoras são aquelas atividades que vêm antes de uma outra atividade. Já as sucessoras são as que vêm depois.

O software MS Project tem as colunas predecessoras e sucessoras. Outros softwares, como GanttProject, mostram apenas o campo predecessoras, o que não invalida a cronogramação. Com o uso de programas é possível ver no cronograma a ordem de execução.

Uma atividade Y pode ter várias predecessoras. Como todas estas predecessoras têm que estar prontas para Y começar, acaba que se uma atrasar outra atrasará para agüentar o atraso da sua predecessora. Da mesma forma, pode gerar folgas, alterando a data de execução de Y.

Existe o que a gente chama de dependência padrão. Esse tipo de dependência ocorre quando só é possível começar a execução da atividade Z se M estiver pronta. Qualquer situação diferente disso se chama dependência parcial, ou seja, a atividade pode começar em paralelo ou pode ter um retardo positivo ou negativo com relação ao conjunto.

Também pode acontecer o seguinte: eu estou já quase terminando uma atividade e já tenho informações suficientes para começar uma outra. Se a equipe não for a mesma, posso fazer as duas ao mesmo tempo no final.

Outro caso também pode ser: inicio a atividade Y e três dias depois inicio Z. o que isso significa? Que não interessa o que eu vou obter em Y, pois não usarei o resultado em Z.

Para não errar na rede das predecessoras você tem de entender a lógica de dependências entre elas.