O que é sucesso em projetos

Quando pensamos em projetos normalmente esquecemos de um detalhe: como saber se meu resultado foi de sucesso?

Em projetos pessoais, quem define o que é sucesso é você mesmo. Você poderia ter escolhido menos, um objetivo menor, poderia ter escolhido outro jeito...

Vamos a um exemplo: se dois jovens optam por viver juntos e não se casar formalmente acabam criando um outro critério de sucesso do que é ser um casal. Na percepção deles, o famoso papel passado é um item pouco relevante em todo o contexto.

Por definição, um dos critérios de sucesso em projetos é conseguir entregar o produto final tal como definido no escopo, ou seja, atingir o objetivo. Por isso, nos seus projetos pessoais, só você poderá dizer se está satisfeito com o final, se alcançou o sucesso ou não.

Mesmo quando um projeto não alcança o sucesso ele passa certas lições. Você pode aprender com elas para planejar e executar melhor. Aproveite-as para ver o que deu certo e o que deu errado e aja sobre essas informações. O importante é não desanimar. Afinal de contas, só não erra quem não faz nada.

Pegue papel e caneta e escreva o que considera sucesso para cada um dos seus projetos pessoais. Tenha isso como um guia e busque, em cada atividade do projeto, manter os olhos fixos no teu céu.

Controle em projetos

Todo projeto passa pelas fases de concepção, planejamento, execução e encerramento. Durante esses processos - exceto na concepção - acontece o acompanhamento e controle, atividades de gerenciamento que visam levar o projeto ao sucesso: encerrar no prazo, com o custo previsto e entregando o produto ou serviço conforme descrito no escopo.

Vamos nos ater ao controle do projeto. Controlar alguma coisa não é fácil, a começar porque muita gente confunde acompanhamento com controle. Isso mesmo, acompanhamento não é controle! Imagine que temos um projeto em andamento e alguém compara o plano do projeto - o que e como a gente queria que fosse, com o que realmente foi feito. Como resultado, temos uma “fotografia” da realidade: planejado versus realizado. O que fizemos até aqui foi apenas acompanhamento: temos a informação do status do projeto frente ao plano.

É utopia um projeto que tenha sido executado fielmente ao plano, visto que a própria realidade altera os cenários feitos durante o planejamento e há também a velha Lei de Murphy. Porém, quanto mais perto do plano, mais seguros estamos! E se estamos fora do caminho, devemos voltar à ele. Mas como voltar? Por meio das ações de controle.

Antes de falar sobre ações de controle, acho legal que você saiba o que é controle.
Uma palavra sinônima de controle é fiscalização. Isso nos leva a lembrar da fiscalização nas estradas. Pense numa rodovia cuja velocidade máxima permitida é 80Km/h e essa informação está estampada numa placa. Mas logo alguém passa a 100Km/h e nada acontece - nenhuma multa e nenhuma puxada de orelha de algum policial rodoviário. Então me diga, onde está a fiscalização? Esse é um exemplo de falso controle. Se tivermos uma informação e nada fizermos a respeito, não estamos controlando nada. Quando pensarmos em controle, pensemos mais além de fiscalizar e verificar. Vamos pensar em dominar.

Espero que você tenha prestado atenção no que eu disse antes desse último parágrafo; eu disse ações de controle, ou seja, algo tem que ser feito para dominar uma situação.

Para finalizar: a nossa “fotografia” revela desvios e variações e temos que fazer alguma coisa para voltar ao caminho previsto e dar a volta na situação. Agora sim estamos pensando no verdadeiro controle. Se o nosso problema é dinheiro, podemos, por exemplo, caprichar nas próximas cotações e conseguir recursos mais baratos; se for tempo, podemos negociar prazo com o cliente. Em todo caso é bom analisar: mais tempo exige mais dinheiro, mais recurso humano exige mais dinheiro e tempo e assim vai. Então é isso: acompanhamento apenas não é suficiente, é preciso controlar o projeto.
Baseado em http://www.mundopm.com.br/download/falso_controle.pdf

As mudanças nos seus projetos pessoais

É bastante comum que projetos pessoais sofram algum tipo de mudança motivada por forças externas. Podemos chamar isso de mudança de escopo.

Mudança de escopo não é a mudança do objetivo geral, mas de alguns objetivos específicos. Observe que com isso você não está mudando o lugar aonde quer chegar, mas apenas parte do caminho usado para chegar lá. Podemos encarar como adaptação à realidade.

A gente pode fazer isso? Pode, é claro. Por exemplo: seu sonho é ter uma casa para viver com sua família. No meio da construção você descobre que terá mais um bebê, que não estava nos seus planos. Agora precisa construir um quarto para esse filho, ou seja, terá que mudar o escopo. Essa mudança não pode ser algo que te deixe triste.

Acontecimentos da vida e até mesmo aquilo que a gente aprende e conhece durante o projeto fazem com que mudemos nossos desejos. Mas devemos tomar cuidado, senão mudamos tantas vezes que nunca terminamos nada.

Às vezes é melhor fazer uma coisa com menos frufru para depois incrementar do que fazer nada. A primeira casa própria, por exemplo, pode ser construída um pouco maior e ficar com algumas peças sem decoração e móveis por enquanto. É um ajuste que faz parte do projeto e não está desvinculado do desejo real.

Quando você muda um pouquinho, acaba aperfeiçoando teu projeto, de forma que ele vai chagando mais perto da tua realidade e de teus valores. À medida que você aprende isso, sua capacidade de planejamento aumenta e consequentemente a possibilidade de controlá-lo eficazmente guiando-o ao objetivo final.

O acaso nos seus projetos pessoais

O acaso, na verdade, é que faz a vida ser divertida. Ele pode eventualmente trazer o medo, mas graças às coisas incertas, a tudo o que acontece do nada, é que a vida fica divertida. Senão o que aconteceria? Você montaria o teu plano e o negócio iria acontecendo simplesmente porque tinha que acontecer.

Podemos considerar o acaso como risco do projeto. O acaso sendo risco, precisamos gerenciá-los. Fazer a gestão de riscos é fazer alguma coisa antecipadamente de forma a diminuir a chance daquilo que poderia ser ruim acontecer.

O acaso poder ser trabalhado de duas maneiras: com algumas ações, que a gente chama de respostas ao risco e com um plano B, ou seja, se acontecer assim eu ajo assado. Com isso, mesmo frente à pedras no caminho, conseguimos prosseguir com relativa segurança.

Você precisa aprender a enfrentar o acaso sem deixar que ele tome conta e de forma a enxergar as contribuições positivas que às vezes ele te dá. Toda ameaça pode ser encarada como uma oportunidade. Quando se mantém o foco, o acaso pode ser usado para ajudar a chegar onde se quer.. Lembre-se: “obstáculos são coisas que a pessoa vê quando tira os olhos dos objetivos".

Faça uma apreciação investigativa sobre você mesmo

Nos Estados Unidos foi desenvolvida nos últimos anos uma técnica que a gente chama de investigação apreciativa.

Investigação apreciativa, em projetos pessoais, é uma maneira de você se perguntar como que você é, mas de um modo apreciativo. Ou seja, você não vai atrás do que não é bom, mas procura ver as suas qualidades, aquelas coisas que são prazerosas.

Essa técnica nos faz desenvolver a busca pelos “sins” e não pelos “nãos”. Você deve dizer o que quer e não o que não deseja. Usando a investigação apreciativa é possível trabalhar aquelas coisas boas que acontecem com você, que você faz e também que teus familiares e amigos fazem. Na hora em que você entende quais são essas coisas boas, você procura fazer com que elas se repitam com mais freqüência. As coisas têm tendência de acontecer de um modo geral de uma maneira bem positiva.

De acordo com a técnica de investigação apreciativa, no momento em que você avalia apreciativamente os teus sonhos, você começa a pensar neles cada vez mais. Esse processo ajuda a construí-lo, a pô-lo no papel e a explicá-lo aos outros.

Veja só que interessante; pense nas coisas que você já contou para os teus amigos quando tinha um sonho bem desejado. Você contava com grande entusiasmo e explicava o sonho para eles. Cada vez que você explicava para um novo amigo, explicava de um jeito melhor, ia melhorando o projeto. Então, esse processo mental de ir explicando e repetindo ajuda você, cada vez mais, saber qual é a sua trilha.

A investigação apreciativa é uma técnica fácil e ajuda a focar as fortalezas.