Dicas para criação de atividades

Vamos ver algumas dicas para criação de atividades? Aqui vão elas:
1ª dica - Deixe claro o trabalho
Quando a gente cria uma lista de atividades, temos que fazer com que cada uma delas seja clara pra quem vai executar. Se eu faço o nome de uma atividade e eu, como executor, não sei o que deve ser entregue quando estiver pronto, posso já ter certeza que ela está muito mal escrita. Logo, não posso passar esse serviço porque o executor não vai saber o que fazer.

2ª dica - Cada atividade deve ter um único responsável
A atividade é feita para uma pessoa executá-la. Então, não posso fazer um nome de atividade que remeta a dois executores. Por exemplo: meu projeto tem uma atividade chamada “montagem de relatório e apresentação à diretoria”. Essa atividade vai me trazer problemas, porque a montagem é feita por um grupo numa determinada época e a apresentação para a diretoria vai envolver a diretoria e ser feita em outro dia e ainda não vai levar a equipe toda. Essa atividade já nasceu pra ser duas. Sempre pense que a atividade ter que ter um grupo único de responsável; se tiver dois, divida um serviço para cada um.

3ª dica - Nível de detalhamento das atividades
A atividade deve ser detalhada até o nível em que será exercido o controle gerencial; se eu não vou controlar, não tem motivo para incluir no plano explicitamente. Pense assim: toda atividade terá um executor que, quando terminar, virá até o gerente de projetos dizendo “comecei dia tal, concluí dia tal, gastei tanto...” Esses dados vão gerar os relatórios de previsto e realizado. Se eu não tenho essa informação para todas as atividades já era o meu plano... e a minha linha base deixa de ser referência. O exagero no detalhamento das atividades acaba sendo prejudicial ao projeto.

4ª dica - Organize as atividades em famílias
As atividades devem ser claramente organizadas em famílias. Essa organização ajuda a equipe a entender em que fase do projeto se encontra e a ter visão do todo. Existe uma historinha ...um cara chega em uma construção e pergunta para o primeiro pedreiro o que ele está fazendo....aí o sujeito olha e diz: não está vendo? Estou fazendo uma parede... Então ele vai a outro e pergunta a mesma coisa...e ele responde que está levantando uma catedral. Para quem trabalha em projetos a resposta deveria ser assim: estou fazendo as paredes externas da catedral. É isso que sua equipe tem que perceber: em que passo ela está.

5ª dica - Defina metas intermediárias
Em um projeto, metas parciais devem ser perseguidas. E já que eu vou perseguir, devem fazer parte do plano. Essa atividade vai ser um marco.

6º - dica - Faça uma lista de atividades completa
Tudo o que será feito deve constar na lista independente de quem faça. Se um plano precisa da aprovação do presidente da empresa, e essa não é uma atividade no meu cronograma, o que vai acontecer? Vai chegar o dia em que, de qualquer maneira, terei que obter essa aprovação. Então vou chegar no diretor e ter que pedir “por favor”... Aí ele pede alguns dias... e se eu estiver com o cronograma atrasado? Vou estar mostrando o quão incompetente eu fui.
Se você coloca a aprovação e o presidente já sabia disso, ele é capaz de te elogiar. Tudo isso faz parte do contexto do projeto.

É muito comum a gente esquecer disso... Um outro exemplo: num projeto o cara não coloca a atividade de compra, mas vai precisar comprar um monte, ou quando coloca, esquece que aquilo vem por navio e tem um tempo de entrega. Esses acontecimentos vão matando o cronograma. São coisas pequenas que vão se somando e seu projeto demora dois ou três meses a mais. No final, você acha que foi obra do acaso, que foi penalizado pela Lei de Murphy... Não foi não, você se esqueceu de pôr coisas que tinham que estar no plano.

A importância das atividades marco

As atividades marco são muito importantes pra criar conexões no teu cronograma. Você vai escolher datas em que gostaria que algumas metas fossem atingidas e vai lançar no seu cronograma como atividade marco.

Se você criar três ou quatro marcas importantes no meio do projeto e se quiser, por exemplo, postergar a entrega do projeto, você só abre os marcos, os empurra mais para frente, dando folgas intermediárias para os processos.

Os marcos também deveriam ser usados como elementos motivadores. A gente não costuma exercitar isso muito bem. Se você vai numa feira e faz uma venda, lodo dá a ótima sensação ter alcançado algo. Você pensa “puxa, já ganhei mais um”... e com isso você se energiza para continuar. Se você não caracteriza esses momentos de comemoração no meio do projeto, acaba perdendo, pois ao final você está tão esgotado que às vezes nem tem tempo de comemorar.

Ter os marcos planejados como eventos vão gerar uma chance de você animar tudo.

Aqui no sul do país, quando os europeus começaram a construir casas, eles adotaram um marco físico visível. Ao terminar de colocar o telhado em uma casa, colocavam um galho de árvore encima. Esse sinal está associado a um evento de comemoração, pois eles não vão trabalhar mais no tempo, mas têm cobertura. Imaginem que eles podem até fazer churrasco agora... é uma bela comemoração, você não acha? O certo é a gente ter esse tipo de oportunidade no projeto.

Eu recomendo que os marcos não ultrapassem 15 ou 25 dias; uma equipe que não tem o que comemorar durante um mês já está começando a ficar deprimida. Eu tenho que ter a chance de dizer “oh, que legal esse relatório”, e fazer a coisa realmente andar.

Atividades marco

Existe um conceito importante em gerenciamento de projetos: o que é uma atividade marco. Atividades marco são pontos importantes do projeto que tipicamente têm duração zero. Alguns softwares permitem você chamar de marco uma atividade que não dura zero, mas o conceito original é esse.

Normalmente, os marcos não consomem recursos. Eles caracterizam uma mudança de estado. É o que você quer mostrar com uma atividade chamada “relatório entregue” ou “produto aceito”, por exemplo. Veja que não há um verbo (entregar relatório, aceitar produto).

Mas tome cuidado para não confundir: antes você usava uma linha só e agora tem que usar duas linhas no cronograma. Isso acontece porque vou ter que considerar uma atividade pra fazer o serviço e outra, para anotar a mudança de estado. Por exemplo: tenho uma linha chamada “aprovar orçamento” e outra “orçamento aprovado”.

Manter essa separação é importante porque, se você der o prazo de uma semana para aprovar o orçamento e ele for aprovado antes, você consegue representar isso no cronograma por esta ser uma atividade comum, que consome tempo, dinheiro, negociações... Já a outra chamada “orçamento aprovado” só vai caracterizar então aqui a mudança de estado.

Montando uma EDT

Todas as ações que eu preciso executar para completar o projeto têm que estar na Work Breakdown Structure - WBS.

Por exemplo: um cronograma típico de uma obra de engenharia civil que só tem o nome dos serviços que serão feitos na obra, como serviços iniciais, fundação etc., não é realista. Você olha para as atividades e não vê as famílias de compras, não estão explicitadas as famílias de gerenciamento da obra... o que acontece? Assume-se que do nada o material vai estar disponível no início da atividade. E se eu não tenho no cronograma a família de decisões do cliente para fazer escolha de cores e material de acabamento, as coisas já começam a não dar certo. Então, eu preciso colocar no meu projeto tudo aquilo que precisa ser feito para ele acontecer.

Para montar uma boa EDT preciso usar uma visão sistêmica. Um cronograma bem montado já tem as decomposições na medida certa.

É um horror pegar um cronograma enorme, que tenha cento e poucas e que não se apresenta dividido logicamente. Para achar uma atividade é difícil, pois tem que olhar todas. Fazendo uma família de compras, por exemplo, você já vai direto lá, no que você quer. Fica mais fácil, não é mesmo?