O risco das atividades que surgem durante a execução do projeto

Se durante a execução de um projeto surgirem mais atividades - uma extremamente necessária, como a avaliação de um produto, que acabe extrapolando o tempo de fechamento – é preciso fazer uma análise de risco.

Uma das técnicas para acelerar a execução da atividade de modo que ela não atrapalhe o cronograma é a engenharia simultânea, na qual posso executar atividades em paralelo.

O que significa desenvolver atividades em paralelo quando elas deviam ser seqüenciais? Significa maior risco. Risco de ter que refazer tarefas, porque o resultado deveria ser esse para “combinar” com a atividade logicamente predecessora e foi aquele. No final, será necessário jogar o resultado de uma das atividades e recomeçar. Além disso, você precisará de mais gente para cumprir as tarefas extras dentro do prazo.

Em alguns casos é necessário planejar dois projetos distintos. Por exemplo: se você trabalhar com desenvolvimento de novos produtos eletrônicos que serão embarcados em algum tipo de ligamento, toda fase de proposta e venda tem de ser um projeto. Como este é um projeto que exige engenharia e você vai propor um produto novo, precisará de outro plano, voltado agora para a fabricação.

Então, muitas vezes temos de dividir, o que melhora para que a equipe entenda o que está acontecendo. Embora persista o risco da execução em paralelo com relação ao resultado, podemos resolver o problema do cronograma. Vale lembrar que o custo também sobe.

Você está disposto a correr riscos para realizar o seu sonho?

Projetos pessoais também têm riscos envolvidos. Riscos são todas as possibilidades de algo dar errado durante a execução de um plano. Como eles são inerentes ao projeto, você tem que estar disposto a enfrentá-los, sempre buscando o lado positivo.

Para que você entenda melhor o que eu quero dizer, vou dar como exemplo o que aconteceu com Silvio Wille, autor do livro Meu Projeto Pessoal.

Numa entrevista, quando perguntado sobre os riscos nos projetos pessoais, ele disse: “quando eu busquei fazer a pós-graduação no exterior, não tinha certeza se eu teria ou não bolsa de estudos. Eu era recém casado e nós - minha esposa e eu - tínhamos sido aceitos para fazer a pós-graduação. Mas chegou na hora e não tivemos bolsa. A gente poderia ter feito igual todo mundo... puxa, não deu! Mas nós queríamos tanto... O fizemos então? Calculamos tudo o que tínhamos de economia, vendemos meu carro Corcel I e eu pedi a conta no meu emprego. É um caso interessante, porque na época eu trabalhava numa empresa e fazia meu serviço com grande entusiasmo. Quando pedi a conta expliquei que eu estava indo estudar, contei que estava sem bolsa. Sabe o que aconteceu? Quando cheguei para fazer o acerto meu chefe disse ‘sei que você vai ficar chateado mas nós decidimos te mandar embora’! É como eu digo: os amigos e o mundo contribuem para que teus sonhos dêem certo. Esse fato foi importante porque no fundo ajudou a facilitar o processo”.

Mas qual é o lado positivo? Segundo Silvio Wille “quando você quer muito realizar um sonho e toma uma atitude como essa, você tem que pensar ‘o máximo que vai dar errado é daqui a seis meses a gente voltar para casa com o rabo entre as penas, mas no mínimo a gente morou seis meses num outro lugar’. Não pense só no lado ruim dos teus sonhos eventualmente interrompidos. Veja o meu caso, no final, as coisas se ajeitaram e realizamos o nosso sonho de fazer mestrado no exterior”.

Essa é a diferença entre só pensar no sonho como um todo e dividir pedacinhos. Na hora em que Silvio e a esposa resolveram estudar no exterior mesmo sem bolsa, se apegaram ao pedacinho, ou seja, para eles, já teria sido um espetáculo ter ficado seis meses juntos, longe da família, enfrentado uma situação nova e voltar para casa com domínio de outra língua. Porque você não pode pensar em algo assim no seu dia-a-dia também? Veja que legal esse pensamento de Kanitz: “não são os grandes planos que dão certo, mas os pequenos detalhes”.

Importância das entregas intermediárias

Quando fazemos a EDT do projeto da forma comum, ficamos com aquela agonia se vamos ou não conseguir entregar o produto final até o último dia. Além disso, só conseguimos tomar algum tipo de atitude corretiva no último mês porque o resto está todo embolado.

Quando desembolamos o projeto, criando produtos intermediários, a equipe trabalha mais segura e os clientes internos têm uma percepção melhor do desenvolvimento. Essa forma de planejar o projeto interessa a todo mundo; você, como participante ou chefe da equipe, pode mostrar o que está sendo feito e até se promover com isso. Por outro lado, o próprio cliente fica mais tranqüilo porque vê algo pronto.

Em projetos internos, se você não prevê entregas intermediárias, é como se não prestasse conta ao teu cliente interno. Não dá para enrolar dizendo “ah, eu estou fazendo”. Você acaba não trabalhando a percepção, pois tanto você quanto o cliente têm angústias. Mas quando você planeja as entregas intermediárias, traz realidade para o projeto.

Infelizmente esse é um exercício que não estamos habituados a fazer e, quando fazemos, temos a tendência de listar todos os serviços. Porém, é melhor pensar em alguns itens para entrega e a partir deles gerar novos serviços. Com isso, fica mais fácil de fechar o projeto.

Quais são as suas fortalezas?

Quando você está planejando a sua vida, pensando no que fazer no futuro, o auto conhecimento é muito importante. Às vezes a gente imagina que é muito complicado se conhecer, mas você pode começar a pensando no seu passado. Quais são aqueles seus sonhos que de fato você perseguiu e conseguiu conquistá-los? Faça uma listinha deles e comece a verificar: quais foram as curtições que você teve naqueles momentos? Quais são as lembranças agradáveis que vêm quando você saboreia aquele momento? O que foi mais gostoso? O que te dá um sabor especial? O que deixou aquela ocasião tão agradável? Tente se lembrar dos teus sentimentos na ocasião.

Talvez você tenha dito aquela época... “Puxa, que bom que fulano me ajudou”, “que bom que eu sei fazer continha de matemática”, “que bom que eu sei conversar com as pessoas”! Será que você simplesmente se deitou, abriu os braços e esperou que o sonho te puxasse da cama e te levasse em direção ao objetivo final? Você agiu, com certeza. Surpreenda-se! Veja quanta coisa você consegue fazer no dia-a-dia e que nem percebe. Repare também como teus amigos foram importantes.

Vá em busca de tuas fortalezas, daqueles elementos, daqueles teus pontos que fizeram as coisas acontecer. Detenha-se sobre eles. Na hora em que você perceber o quanto esses elementos te ajudaram, talvez você encontre a sensação boa de não ter mais medo das coisas. Você descobrirá que está “treinado” nos sonhos pequenos e agora pode sonhar grande. Promova-se! Não espere que alguém diga que você pode, mas diga você mesmo “eu consigo” e corra atrás de sonhos um pouco mais ousados!