Gerenciamento de recursos

O que é a oferta em gerenciamento de projetos? A oferta é “quem poderia trabalhar mas não necessariamente vai trabalhar”. É você saber os recursos que precisa utilizar e depois fazer as escolhas dessa oferta de quem vai realmente medir esforço. Eu tenho que declarar o que é que eu tenho à disposição, ou seja, a oferta. Nesse sentido, você é capaz de dizer “quantos” tem à disposição, mas não significa que você está usando.

De um modo geral, usa-se a palavra insumos pra trabalhar pessoas ou simplesmente recurso, este de maior abrangência, em que eu trabalho pessoas, equipamentos, materiais, dinheiro, elementos que são necessários para que aquele projeto aconteça. Uma vez declarado o que se tem à disposição, é possível organizar unidades, grupos de recursos.

Trabalham-se os recursos do projeto usando o conceito de insumos consumíveis e não consumíveis. Insumo não consumível é aquele que todo dia está disponível de novo, como pessoas e equipamentos (embora eles acabem um dia, dentro da vida útil que você considerou o conceito é válido). E tem os recursos que são consumíveis, que são consumidos no processo ou no produto. Vai ter um monte de papel de rascunho que vou jogar – são consumidos no processo – e os papéis do relatório final que acaba sendo parte do processo.

Por que essa divisão é relevante no gerenciamento de projetos? Porque normalmente eu vou dedicar um esforço maior gerenciando esses itens não consumíveis do que os itens consumidos. Mas este é assunto para outro post...

Planeje para controlar

Alguns pensam que não vale a pena fazer planejamento porque toma muito tempo. Realmente, planejar toma tempo, mas é depois que a coisa acontece rápido.

Não podemos nos dar ao luxo de viver apagando incêndio. Mas, o que é incêndio em um projeto? Incêndio é uma coisa totalmente inesperada que acontece, você não tem plano B nem C para te salvar.

Quando você planeja, já sabe de antemão que aquilo pode acontecer. É claro que primeiramente você tenta evitar que aconteça, mas se acontecer você terá planejado algum tipo de medida a tomar. A gente chama isso de gestão da surpresa.

Temos que cuidar também para não acontecer o seguinte: você sabe o que vai acontecer e não reage, até que acontece. Ou você sabe no que vai dar e insiste em usar uma técnica inadequada.
O planejamento é a alma... a gente planeja porque quer controlar, para saber se está indo bem e para perceber as diferenças e tomar atitudes. Se não for controlar, o plano é só um exercício que você cola na parede e vai ficar lá para “inglês ver”.

Duração das atividades e contingências

A geração das durações das atividades será uma entrada para montar o cronograma. As estimativas serão feitas com mais segurança quanto mais experiente você for no planejamento das durações.

Uma das fases que é feita realmente de forma progressiva é a montagem final do cronograma. É interessante; você estima muito bem atividade por atividade e depois que vê o cronograma como um todo, repara que foi otimista em uma e pessimista nas outras. Então, de forma progressiva, você vai aumentando a precisão.

Para ter uma estimativa de duração mais precisa, posso contar com o auxílio de um consultor externo ou interno. Posso também estimar por analogia, ou utilizar alguma formulazinha de cálculo ou uma métrica que me permita estipular a duração.

Um “ser humano normal” coloca a reserva de contingência na atividade em si. O que acontece nesse caso? Ele vai ter um monte de gente gerando folga nas suas barras de Gantt e não terá idéia de qual é o grau de incerteza colocado ali, sem contar que ele acaba tendo um cronograma maior do que devia.

Eu gosto de recomendar que as pessoas explicitem as folgas de contingência numa atividade especial. Por exemplo, você desenvolve o cronograma, já deixando claras as famílias. Então, você coloca uma última atividade de retrabalho ou ajustes finais. Esta atividade você deixa explicitamente como folga, ou seja, você tem condições de administrar e visar o pessoal: “olha pessoal, vamos tentar cumprir isso daqui sem precisar cumprir essa tarefa sem ter que cumprir os ajustes”. Com isso você acaba ganhando em qualidade.

Quando você tem um cliente que qualquer coisinha que ele puder, ele corta no cronograma, fica mais difícil. Mas você pode educar também o cliente e mostrar como isso é vantajoso como gestão de contingências, por deixa tudo mais claro.