A geração das durações das atividades será uma entrada para montar o cronograma. As estimativas serão feitas com mais segurança quanto mais experiente você for no planejamento das durações.
Uma das fases que é feita realmente de forma progressiva é a montagem final do cronograma. É interessante; você estima muito bem atividade por atividade e depois que vê o cronograma como um todo, repara que foi otimista em uma e pessimista nas outras. Então, de forma progressiva, você vai aumentando a precisão.
Para ter uma estimativa de duração mais precisa, posso contar com o auxílio de um consultor externo ou interno. Posso também estimar por analogia, ou utilizar alguma formulazinha de cálculo ou uma métrica que me permita estipular a duração.
Um “ser humano normal” coloca a reserva de contingência na atividade em si. O que acontece nesse caso? Ele vai ter um monte de gente gerando folga nas suas barras de Gantt e não terá idéia de qual é o grau de incerteza colocado ali, sem contar que ele acaba tendo um cronograma maior do que devia.
Eu gosto de recomendar que as pessoas explicitem as folgas de contingência numa atividade especial. Por exemplo, você desenvolve o cronograma, já deixando claras as famílias. Então, você coloca uma última atividade de retrabalho ou ajustes finais. Esta atividade você deixa explicitamente como folga, ou seja, você tem condições de administrar e visar o pessoal: “olha pessoal, vamos tentar cumprir isso daqui sem precisar cumprir essa tarefa sem ter que cumprir os ajustes”. Com isso você acaba ganhando em qualidade.
Quando você tem um cliente que qualquer coisinha que ele puder, ele corta no cronograma, fica mais difícil. Mas você pode educar também o cliente e mostrar como isso é vantajoso como gestão de contingências, por deixa tudo mais claro.
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