Todo projeto passa pelas fases de concepção, planejamento, execução e encerramento. Durante esses processos - exceto na concepção - acontece o acompanhamento e controle, atividades de gerenciamento que visam levar o projeto ao sucesso: encerrar no prazo, com o custo previsto e entregando o produto ou serviço conforme descrito no escopo.
Vamos nos ater ao controle do projeto. Controlar alguma coisa não é fácil, a começar porque muita gente confunde acompanhamento com controle. Isso mesmo, acompanhamento não é controle! Imagine que temos um projeto em andamento e alguém compara o plano do projeto - o que e como a gente queria que fosse, com o que realmente foi feito. Como resultado, temos uma “fotografia” da realidade: planejado versus realizado. O que fizemos até aqui foi apenas acompanhamento: temos a informação do status do projeto frente ao plano.
É utopia um projeto que tenha sido executado fielmente ao plano, visto que a própria realidade altera os cenários feitos durante o planejamento e há também a velha Lei de Murphy. Porém, quanto mais perto do plano, mais seguros estamos! E se estamos fora do caminho, devemos voltar à ele. Mas como voltar? Por meio das ações de controle.
Antes de falar sobre ações de controle, acho legal que você saiba o que é controle.
Uma palavra sinônima de controle é fiscalização. Isso nos leva a lembrar da fiscalização nas estradas. Pense numa rodovia cuja velocidade máxima permitida é 80Km/h e essa informação está estampada numa placa. Mas logo alguém passa a 100Km/h e nada acontece - nenhuma multa e nenhuma puxada de orelha de algum policial rodoviário. Então me diga, onde está a fiscalização? Esse é um exemplo de falso controle. Se tivermos uma informação e nada fizermos a respeito, não estamos controlando nada. Quando pensarmos em controle, pensemos mais além de fiscalizar e verificar. Vamos pensar em dominar.
Espero que você tenha prestado atenção no que eu disse antes desse último parágrafo; eu disse ações de controle, ou seja, algo tem que ser feito para dominar uma situação.
Para finalizar: a nossa “fotografia” revela desvios e variações e temos que fazer alguma coisa para voltar ao caminho previsto e dar a volta na situação. Agora sim estamos pensando no verdadeiro controle. Se o nosso problema é dinheiro, podemos, por exemplo, caprichar nas próximas cotações e conseguir recursos mais baratos; se for tempo, podemos negociar prazo com o cliente. Em todo caso é bom analisar: mais tempo exige mais dinheiro, mais recurso humano exige mais dinheiro e tempo e assim vai. Então é isso: acompanhamento apenas não é suficiente, é preciso controlar o projeto.
Baseado em http://www.mundopm.com.br/download/falso_controle.pdf
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