Assim como em diversas outras áreas, no Gerenciamento de Projeto também é de extrema importância o planejamento das reuniões que visem à distribuição das informações e confirmação das comunicações.
Continuando os possíveis tipos de Reuniões:
Reunião de Progresso do Projeto
Objetivo: Estas reuniões têm o objetivo de análise macro ou visão global do progresso do projeto em termos de prazo, custo, etc. Também conhecidas como reuniões de revisão de desempenho, essas reuniões não devem discutir como as entregas parciais (produtos ou serviços) do projeto foram executadas (isso já deve ser sabido), mas devem focar se foram executadas dentro do planejamento de prazos, recursos, custos, qualidade e riscos. Ou seja, irá focar o trabalho que está sendo feito para entregar os produtos ou serviços.
Desse modo, nessas reuniões (que devem ser objetivas) não se ficam contando os “causos” que ocorreram ao executar os trabalhos, mas procura- se analisar o desempenho da execução, tratando:
a) DESVIOS: como os serviços se desviaram do planejado quanto ao prazo, ao custo, à qualidade, ao risco, etc.;
b) TENDÊNCIAS: continuando com o desempenho atual, onde o projeto irá parar? Qual é a expectativa de data de término real? De custo final do projeto? Da qualidade do produto ou serviço que será gerado? ;
c) AÇÕES: quais serão as atitudes a tomar para que o projeto mantenha- se ou retorne ao seu curso? Estas atitudes são chamadas metas e são registradas no Relatório de Progresso.
Quando: A freqüência de realização indicada é semanal.
Participantes: Participam destas reuniões o líder do Projeto, sua equipe e o Escritório de projetos (como apoio).
Material utilizado: São utilizados os seguintes documentos: Relatório de Progresso (Gráfico de Gantt, painel de Controle e Curvas S), que nesta reunião específica substitui a ata de reunião.
Acervo Projexpert.
Continuando os possíveis tipos de Reuniões:
Reunião de Progresso do Projeto
Objetivo: Estas reuniões têm o objetivo de análise macro ou visão global do progresso do projeto em termos de prazo, custo, etc. Também conhecidas como reuniões de revisão de desempenho, essas reuniões não devem discutir como as entregas parciais (produtos ou serviços) do projeto foram executadas (isso já deve ser sabido), mas devem focar se foram executadas dentro do planejamento de prazos, recursos, custos, qualidade e riscos. Ou seja, irá focar o trabalho que está sendo feito para entregar os produtos ou serviços.
Desse modo, nessas reuniões (que devem ser objetivas) não se ficam contando os “causos” que ocorreram ao executar os trabalhos, mas procura- se analisar o desempenho da execução, tratando:
a) DESVIOS: como os serviços se desviaram do planejado quanto ao prazo, ao custo, à qualidade, ao risco, etc.;
b) TENDÊNCIAS: continuando com o desempenho atual, onde o projeto irá parar? Qual é a expectativa de data de término real? De custo final do projeto? Da qualidade do produto ou serviço que será gerado? ;
c) AÇÕES: quais serão as atitudes a tomar para que o projeto mantenha- se ou retorne ao seu curso? Estas atitudes são chamadas metas e são registradas no Relatório de Progresso.
Quando: A freqüência de realização indicada é semanal.
Participantes: Participam destas reuniões o líder do Projeto, sua equipe e o Escritório de projetos (como apoio).
Material utilizado: São utilizados os seguintes documentos: Relatório de Progresso (Gráfico de Gantt, painel de Controle e Curvas S), que nesta reunião específica substitui a ata de reunião.
Acervo Projexpert.
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