Gerenciamento de Projeto: Planejando as reuniões.

Assim como em diversas outras áreas, no Gerenciamento de Projeto também é de extrema importância o planejamento das reuniões que visem à distribuição das informações e confirmação das comunicações.
Possíveis tipos de Reuniões:

Reunião de Planejamento:

Objetivos: Trocar idéias para elaboração de Execução do Projeto.
Quando: Após a conclusão do Plano do projeto e antes do início da Execução.
Participantes: Deverão ser realizadas reuniões que agrupem pessoas detentoras de informações relacionadas ao planejamento do projeto, são elas: Líder do Projeto, Líder Técnico, os responsáveis pelos departamentos, clientes, usuários, equipe do projeto, outros envolvidos com o projeto, etc.
Material Utilizado: modelos de documentos e de EDT’s (Estrutura de Decomposição do Trabalho) ou de cronogramas, documento Pauta e Ata de Reunião de Projeto.

Reunião de Abertura do Projeto:

Objetivos: Essa reunião é fundamental para que todos se conheçam, para que se apresentem os procedimentos gerais que deverão ser utilizados no dia a dia do projeto e o Plano do Projeto. Na verdade, a idéia é combinar desde o início, como as partes envolvidas irão trabalhar com a maior satisfação possível, focadas nos objetivos do projeto.
Quando: Após a conclusão do Plano de Trabalho e antes do início da Execução.
Participantes: equipe do projeto.
Material utilizado: Plano do Projeto, documento Pauta e Ata de Reunião de Projeto.

(as demais possíveis reuniões serão postadas na sequência)

Acervo Projexpert.

O uso de software no Gerenciamento de Projeto.

É fato que a existência e o correto manuseio de um bom software pode facilitar muito o trabalho nas empresas de Gerenciamento de Obras. Porém, é importante lembrar que mesmo com os mais modernos softwares do mercado, as empresas devem possuir profissionais altamente capacitados a gerenciar projetos com a metodologia e técnicas específicas de gerenciamento de projetos.

Principais auxílios do uso de software no gerenciamento de projeto:
• Coletar dados;
• Armazenar dados;
• Manipular dados;
• Converter dados em informação útil.

Distribuição das informações em um projeto

Esta é uma atividade recorrente e acontecem várias vezes durante toda a execução. Com base nas informações dos resultados do trabalho são gerados e disponibilizados os registros do projeto, que são dados organizados da situação do projeto.

Um dos registros do projeto mais importantes são as horas e datas reais de realização das atividades, que a equipe irá informar o escritório de projetos através do plano de atividades semanal.

O plano de atividade semanal é utilizado para a informação das horas diárias despendidas pelos recursos nas atividades do projeto e nas ações não previstas realizadas na semana que impactaram na execução das atividades do projeto.

ATENÇÃO: deve-se garantir que houve comunicação efetiva entre os envolvidos (lembrar que informações em um email que não foi lido não é comunicação).