O gerente de projetos e a equipe

Trabalhar em equipe não é fácil. Isso não é nenhuma novidade. A dificuldade começa com a própria personalidade de cada pessoa: o quanto você confia no trabalho de seu colega? Essa pergunta fica mais incômoda se for feita ao gerente do projeto e se ele for uma pessoa perfeccionista – se ele não fizer não está bom.

Já escrevi aqui sobre as habilidades de um gerente de projetos, e entre elas está o gerenciamento de pessoal, que inclui as equipes. Isto é, o cara tem que confiar na equipe, saber delegar tarefas, não apenas no sentido de saber distribuí-las, mas de deixá-las sob a responsabilidade de alguém para executá-la, dando autonomia e esperando dele o melhor, pois afinal, o executor é o especialista.
Mesmo que o membro da equipe precise da ajuda ou orientação do gerente, esta deve ser limitada – quer dizer, o cara não é uma “mão-de-obra” para fazer aquilo do jeito que o gerente faria mas não tem tempo de fazer. O gerente está para orientar, esclarecer escopo, como apoio e é a pessoa à quem os executores devem se reportar.

Nesse sentido, é essencial que o gerente de projetos saiba trabalhar em equipe, coordenar as tarefas de modo que o resultado de uma se “encaixe” com o resultado da outra, integrando-se.

Gerenciamento de Stakeholders

Todo trabalho que envolve essencialmente pessoas é mais complicado – e delicado. Em projetos, é preciso gerenciar os Stakeholders, que são as pessoas diretamente e indiretamente interessadas e afetadas pelo projeto e pelo resultado do projeto.
Se você conta com um determinado departamento da empresa para execução das atividades, essas pessoas têm de estar afinadas, tendo em mente os objetivos do projeto. Da mesma forma, outros grupos de pessoas que estejam no projeto, precisam ser orientadas e devem ser mantidas informadas sobre status do projeto etc. Várias outras pessoas-chave, como patrocinador, cliente e terceiros, têm interesse no sucesso do projeto e também precisam ser gerenciados. Uma boa prática é, já no início do projeto, identificar quem são essas pessoas e fazer uma lista com seus dados (nome, e-mail, telefone) para facilitar o contato quando necessário.

O que é um Project Charter?

O Project Charter é também conhecido como Termo de Abertura do projeto. É um documento criado ainda na fase de iniciação ou definição do projeto – antes, claro, do planejamento.
A primeira idéia de se fazer um projeto nasce diante de um problema ou de uma oportunidade. Essa primeira idéia, para se tornar um projeto, precisa ser registrada, legalizada, ou seja, posta no papel, por meio do Project Charter.
Este documento estabelece o nascimento do projeto, o reconhecimento de que ele existe de agora em diante. Contam nele os seguintes itens, sendo esses os principais:

• Descrição do produto ou serviço, motivo do projeto;
• Quem será o gerente do projeto, bem como suas responsabilidades;
• Cronograma básico;
• Estimativas iniciais de custo, tempo e recursos;
• E claro, assinatura do executivo responsável, que autoriza o projeto formalmente.

Habilidades do gerente de projetos

O gerente de projetos deve ter mil habilidades para ser um gerente de sucesso. Muitas dessas habilidades não têm relação direta com a técnica.
Entre as habilidades podemos citar:

Habilidade de comunicação: saber escutar, saber conversar, saber convencer, saber apresentar idéias;

Habilidade organizacional: fazer planos, estabelecer objetivos, analisar dados e informações, tomar decisões;

Habilidade em gerenciamento de pessoal: ter espírito de equipe, motivação, empatia;

Liderança: ter visão, energia, ser influente, saber delegar e compartilhar tarefas;

Outras: ser flexível, criativo, paciente, educado, persistente, ter controle emocional, resistência ao estresse.

Enfim, não é fácil...

Plano de comunicação do projeto

Em gerenciamento de projetos é importante formalizar os procedimentos em forma de planos. O plano de comunicação do projeto é um deles.

Para se definir – e deixar bem claro aos interessados – como será feita a comunicação do projeto, deve-se documentar no plano das comunicações (entre outros):

• Meios de comunicação – e-mail, reunião, relatórios etc.;
• Como será gerenciada a informação – coleta, tratamento, disseminação, armazenamento;
• Para quem será enviada qual informação (diretório de disseminação seletiva);
• Quem será o responsável pelo plano.